Datenschutzerklärung

Stand: September 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Telefon: +49 40 999995 88
E-Mail: mail@synergize-search.com
Internet: www.synergize-search.com

Vertreten durch den Geschäftsführer: Roman Klinke
Registergericht: Amtsgericht Hamburg, HRB 124538

Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter den oben genannten Kontaktdaten.

Datenschutzbeauftragter

Wir haben derzeit keinen Datenschutzbeauftragten bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO bzw. § 38 BDSG bei uns nicht erfüllt sind. Ihre datenschutzrechtlichen Anliegen richten Sie bitte unmittelbar an die oben genannten Kontaktdaten.

2. Grundsätzliches

Synergize Search ist eine auf die AV- und UC-Branche spezialisierte Personalberatung. Der Kern unserer Tätigkeit besteht darin, im Auftrag von Unternehmen geeignete Fach- und Führungskräfte zu identifizieren, anzusprechen und in einen Auswahlprozess zu begleiten. Damit verarbeiten wir zwangsläufig personenbezogene Daten von Kandidatinnen und Kandidaten — häufig auch solche, die wir nicht bei den Betroffenen selbst, sondern aus öffentlich zugänglichen Quellen erhoben haben.

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche Daten wir zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten. Sie richtet sich gleichermaßen an:

• Besucherinnen und Besucher unserer Website,
• Kandidatinnen und Kandidaten, die wir ansprechen oder die sich bei uns melden,
• Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner bei Auftraggebern, Geschäftspartnern und Lieferanten.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit der DSGVO, dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG).

3. Datenverarbeitung beim Besuch unserer Website

3.1 Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website werden durch den Browser Ihres Endgeräts automatisch Informationen an den Server unseres Hosting-Dienstleisters gesendet und dort temporär in sogenannten Logfiles gespeichert:

• IP-Adresse des anfragenden Endgeräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL)
• Verwendeter Browser und Betriebssystem
• Übertragene Datenmenge und Meldung über den erfolgreichen Abruf

Zweck: Gewährleistung eines störungsfreien Verbindungsaufbaus, komfortable Nutzung der Website, Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie administrative Zwecke.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in den vorgenannten Zwecken, insbesondere in der Sicherheit und Funktionsfähigkeit unserer Website.

Speicherdauer: Cloudflare speichert Endnutzer-Aktivitätslogs, soweit diese für den jeweiligen Dienst anfallen, standardmäßig bis zu sieben Tage. Soweit für unsere Website Workers Logs aktiviert sind, beträgt deren Aufbewahrungsdauer bis zu drei Tage. Wir speichern keine eigenen Server-Logfiles und führen diese Daten nicht mit anderen Datenquellen zusammen.

3.2 Hosting und technische Bereitstellung

Für die technische Bereitstellung und Absicherung unserer Website nutzen wir Cloudflare Workers des folgenden externen Dienstleisters:

Cloudflare verarbeitet die beim Websitebesuch anfallenden Daten, soweit dies für die Auslieferung und Absicherung der Website erforderlich ist. Cloudflare wird als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO für uns tätig; die maßgeblichen Verarbeitungsbedingungen richten sich nach dem Cloudflare Data Processing Addendum. Da eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums nicht ausgeschlossen werden kann, gelten die in Abschnitt 4.5 beschriebenen Garantien.

3.3 Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Website setzt keine Cookies zu Analyse-, Tracking- oder Marketingzwecken ein. Soweit technisch notwendige Cookies verwendet werden, die für den Betrieb der Website unbedingt erforderlich sind, erfolgt dies auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die anschließende Verarbeitung stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Ein Einsatz von Webanalyse-Diensten, Social-Media-Plugins, Kartendiensten oder eingebetteten Werbenetzwerken findet nicht statt.

3.4 Verschlüsselung

Unsere Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an der Zeichenfolge „https://" in der Adresszeile Ihres Browsers und am Schloss-Symbol.

3.5 Kontaktformular und Schutz vor Spam

Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer (soweit angegeben) und den Inhalt Ihrer Nachricht. Diese Angaben verwenden wir ausschließlich, um Ihre Anfrage entgegenzunehmen und zu bearbeiten.

Zum Schutz des Formulars vor automatisierten und missbräuchlichen Eingaben nutzen wir Cloudflare Turnstile. Nach Angaben von Cloudflare verarbeitet Turnstile technische Signale wie IP-Adresse, TLS-Fingerabdruck, User-Agent-Header, Site Key und zugehörige Origin, um menschliche Besucherinnen und Besucher von Bots zu unterscheiden. Diese Signale dienen dem Schutz des Formulars und werden von uns nicht für Werbung, Profilbildung oder Webanalyse verwendet.

Für die Zustellung der Formularnachricht an unser Postfach nutzen wir Resend, betrieben von Plus Five Five, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA. Resend erhält die Formularangaben und den Nachrichteninhalt ausschließlich zur transaktionalen E-Mail-Zustellung. Für diese Nachrichten haben wir kein Öffnungs- oder Link-Klick-Tracking aktiviert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrages gerichtet ist; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Beantwortung von Anfragen und dem Schutz des Formulars vor Missbrauch.

Empfänger und Übermittlungen: Cloudflare verarbeitet Turnstile-Signale im Zusammenhang mit der Formularsicherheit; Resend verarbeitet die Formularangaben zur Zustellung der Nachricht. Weitere Informationen zu Übermittlungen außerhalb des EWR finden Sie in Abschnitt 4.5.

Speicherdauer: Wir speichern übermittelte Angaben nur so lange, wie dies zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und einer daraus entstehenden Geschäftsbeziehung erforderlich ist, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

3.6 Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben (Name, Kontaktdaten, Inhalt Ihrer Anfrage) zur Bearbeitung Ihres Anliegens.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrages gerichtet ist; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Beantwortung von Anfragen.

Speicherdauer: Wir löschen die Daten, sobald Ihr Anliegen abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Führt Ihre Anfrage zu einem Kandidaten- oder Mandatsverhältnis, gelten die Fristen der Abschnitte 4 und 5.

Bitte beachten Sie, dass die unverschlüsselte Übermittlung von E-Mails Sicherheitslücken aufweisen kann. Für vertrauliche Informationen bieten wir Ihnen auf Wunsch einen gesicherten Übertragungsweg an.

4. Verarbeitung von Kandidatendaten

Dieser Abschnitt ist der Kern unserer Datenverarbeitung. Er gilt für alle Personen, die wir im Rahmen eines Suchmandats identifizieren, ansprechen, bewerten oder in unseren Kandidatenpool aufnehmen.

4.1 Kategorien verarbeiteter Daten

Je nach Stand des Prozesses verarbeiten wir:

• Identifikations- und Kontaktdaten: Name, geschäftliche und ggf. private Kontaktdaten, Anschrift
• Berufliche Daten: aktueller und frühere Arbeitgeber, Position, Funktion, Verantwortungsbereich, Berichtslinie, Branchenerfahrung, beruflicher Werdegang
• Qualifikationsdaten: Ausbildung, Studium, Zertifizierungen, Sprachkenntnisse, fachliche Kompetenzen
• Bewerbungsunterlagen: Lebenslauf, Zeugnisse, Anschreiben, Referenzen, Arbeitsproben
• Prozessdaten: Wechselmotivation, Verfügbarkeit, Gehaltsvorstellung und -struktur, regionale Präferenzen, Interviewnotizen, unsere Einschätzung zur Passung auf ein konkretes Mandat, Status im Auswahlprozess
• Kommunikationsdaten: Korrespondenz, Gesprächsnotizen, Terminvereinbarungen

Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO (z. B. Gesundheitsdaten, Schwerbehinderteneigenschaft, Gewerkschaftszugehörigkeit, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen) erheben wir nicht und fragen wir nicht ab. Teilen Sie uns solche Informationen von sich aus mit, verarbeiten wir sie nur, soweit dies für das jeweilige Verfahren erforderlich ist und Sie ausdrücklich eingewilligt haben (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO); Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Andernfalls löschen wir derartige Angaben.

4.2 Herkunft der Daten (Art. 14 Abs. 2 lit. f DSGVO)

Sofern wir Ihre Daten nicht unmittelbar bei Ihnen erhoben haben, stammen sie aus folgenden Quellen:

• öffentlich zugängliche berufliche Netzwerke, insbesondere LinkedIn und XING
• Unternehmenswebsites, Geschäftsberichte, Presseveröffentlichungen und Fachmedien
• Referentenlisten und Teilnehmerverzeichnisse von Branchenveranstaltungen und Messen
• allgemein zugängliche Internetquellen und Suchmaschinen
• Empfehlungen aus unserem beruflichen Netzwerk sowie Hinweise Dritter
• Angaben von Auftraggebern im Rahmen eines Suchmandats

Wir erheben ausschließlich Daten aus dem beruflichen Kontext. Private soziale Netzwerke werten wir nicht aus.

Wir teilen Ihnen spätestens bei unserer ersten Kontaktaufnahme mit, aus welcher Quelle wir Ihre Daten haben, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Erhebung (Art. 14 Abs. 3 DSGVO).

4.3 Zwecke und Rechtsgrundlagen

Zum berechtigten Interesse bei der Erstansprache: Unser Interesse besteht darin, im Auftrag von Unternehmen qualifizierte Fach- und Führungskräfte zu identifizieren und anzusprechen. Wir haben eine Interessenabwägung vorgenommen und beschränken uns dabei bewusst auf berufsbezogene Daten aus Quellen, die erkennbar der beruflichen Selbstdarstellung dienen. Ihr Interesse am Schutz Ihrer Daten wahren wir insbesondere dadurch, dass wir Sie unverzüglich über die Verarbeitung informieren, Ihnen ein jederzeitiges Widerspruchsrecht einräumen und Ihre Daten bei Widerspruch oder fehlendem Interesse umgehend löschen.

Wichtig: Ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung geben wir Ihre Daten zu keinem Zeitpunkt an ein Kundenunternehmen weiter. Insbesondere erfolgt keine Ansprache Ihres aktuellen Arbeitgebers und keine Offenlegung Ihrer Person gegenüber Dritten ohne Ihre Zustimmung. Diskretion ist für uns nicht nur eine Serviceleistung, sondern eine datenschutzrechtliche Pflicht.

4.4 Empfänger der Daten

Ihre Daten erhalten:

• Auftraggebende Unternehmen, ausschließlich nach Ihrer vorherigen Einwilligung und beschränkt auf das jeweilige Mandat. Das Kundenunternehmen ist ab Übermittlung eigenständiger Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO; für die dortige Verarbeitung gelten dessen Datenschutzhinweise. Ein Auftragsverarbeitungsverhältnis besteht zwischen uns und dem Kundenunternehmen nicht.
• IT-Dienstleister als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO, insbesondere Cloudflare, Inc. (Bereitstellung der Website und Turnstile-Schutz des Kontaktformulars über Cloudflare Workers), Plus Five Five, Inc. d/b/a Resend (transaktionale Zustellung von Kontaktformular-Nachrichten) sowie Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft 365 für E-Mail-, Kalender- und Dokumentenverarbeitung).
• Steuerberatung und Rechtsberatung, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Wahrnehmung unserer Rechte erforderlich ist.
• Behörden und Gerichte, soweit wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind.

Unser Kandidaten-CRM ist eine von uns selbst entwickelte und betriebene Anwendung. Ein Zugriff Dritter auf die dort gespeicherten Daten findet nur im Rahmen der oben genannten Auftragsverarbeitungsverhältnisse statt.

Eine Übermittlung Ihrer Daten zu Werbe-, Marketing- oder Verkaufszwecken an Dritte erfolgt nicht.

4.5 Drittlandübermittlung

Wir verarbeiten Ihre Daten überwiegend innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums.

Beim Einsatz von Cloudflare Workers, Cloudflare Turnstile, Resend und Microsoft 365 kann im Einzelfall eine Verarbeitung oder ein Zugriff aus einem Drittland, insbesondere den Vereinigten Staaten, nicht ausgeschlossen werden. Resend gibt an, dass seine primären Verarbeitungsvorgänge in den Vereinigten Staaten stattfinden, und sieht in seinem Data Processing Addendum die EU-Standardvertragsklauseln vor; außerdem gibt Resend seine Teilnahme am EU-U.S. Data Privacy Framework an. Für die übrigen Dienstleister erfolgen Übermittlungen auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission zum EU-U.S. Data Privacy Framework sowie, soweit erforderlich, ergänzend auf Grundlage der Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO in Verbindung mit zusätzlichen technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen.

Sofern ein auftraggebendes Unternehmen seinen Sitz außerhalb der EU/des EWR hat, weisen wir Sie hierauf vor der Übermittlung Ihrer Daten gesondert hin und holen Ihre Einwilligung ein.

4.6 Speicherdauer

• Kandidatendaten im laufenden Mandat: bis zum Abschluss des Besetzungsverfahrens.
• Nach Abschluss oder Absage: Löschung innerhalb von sechs Monaten, sofern Sie nicht in die Aufnahme in unseren Kandidatenpool eingewilligt haben. Die Frist berücksichtigt die Geltendmachungs- und Klagefristen nach § 15 Abs. 4 AGG und § 61b ArbGG.
• Kandidatenpool: bei erteilter Einwilligung Speicherung für 24 Monate. Vor Ablauf fragen wir Sie, ob Sie die Einwilligung verlängern möchten; erfolgt keine Rückmeldung, löschen wir Ihre Daten.
• Vertrags- und Abrechnungsunterlagen: entsprechend den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen von acht bzw. zehn Jahren (§ 257 HGB, § 147 AO). Während dieser Zeit ist die Verarbeitung auf die Erfüllung dieser Pflichten beschränkt.
• Bei Widerspruch oder Widerruf: unverzügliche Löschung, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

4.7 Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die Bewertung Ihrer Eignung und jede Entscheidung über den weiteren Verlauf eines Auswahlprozesses treffen ausschließlich Menschen.

Soweit wir KI-gestützte Werkzeuge zur Unterstützung nutzen — etwa zur Recherche, zur Strukturierung von Texten oder zur Vorsortierung von Suchergebnissen — dienen diese ausschließlich der Arbeitserleichterung. Sie treffen keine Auswahl-, Bewertungs- oder Ablehnungsentscheidungen, und ihre Ergebnisse werden stets von einer Person überprüft.

4.8 Bereitstellungspflicht

Sie sind nicht verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Ohne die für ein Mandat erforderlichen Angaben können wir Sie allerdings nicht in einem Auswahlverfahren berücksichtigen.

5. Verarbeitung von Daten unserer Auftraggeber und Geschäftspartner

Von Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern bei Kundenunternehmen, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern verarbeiten wir Name, Funktion, geschäftliche Kontaktdaten, Korrespondenz sowie die zur Durchführung des Mandats erforderlichen Angaben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Anbahnung und Durchführung des Vertragsverhältnisses, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Pflege der Geschäftsbeziehung.

Speicherdauer: für die Dauer der Geschäftsbeziehung, anschließend entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (siehe Abschnitt 4.6).

6. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) — darüber, ob und welche Daten wir über Sie verarbeiten, einschließlich Zwecken, Empfängern, Speicherdauer und Herkunft
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) — unrichtiger oder unvollständiger Daten
• Löschung (Art. 17 DSGVO) — soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — Erhalt Ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) — jederzeit mit Wirkung für die Zukunft; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an mail@synergize-search.com.

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Dies betrifft insbesondere die Aufnahme Ihrer Daten in unsere Recherche und die Erstansprache im Rahmen eines Suchmandats. Legen Sie Widerspruch ein, verarbeiten wir Ihre Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Ein formloser Widerspruch an mail@synergize-search.com genügt. Auf Wunsch nehmen wir Sie in eine interne Sperrliste auf, damit Sie von uns auch künftig nicht mehr kontaktiert werden.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes (Art. 77 DSGVO).

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

7. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten gegen Verlust, Zerstörung, Manipulation und unbefugten Zugriff zu schützen. Dazu gehören insbesondere eine Transportverschlüsselung, eine Verschlüsselung gespeicherter Daten, ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept mit Zugriff nach dem Need-to-know-Prinzip, Mehr-Faktor-Authentifizierung, regelmäßige Sicherungen sowie die Verpflichtung aller Mitarbeitenden auf das Datengeheimnis. Unsere Maßnahmen werden fortlaufend an den Stand der Technik angepasst.

8. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage, unsere Dienstleistungen oder die Art der Datenverarbeitung ändern. Es gilt jeweils die auf dieser Website veröffentlichte aktuelle Fassung.